Les bases de données
1. Introduction
Une base de données est un ensemble structuré de données enregistrés
sans redondance dans un ordinateur et accessible de façon sélective par
plusieurs utilisateurs.
Les avantages d’une base de données
Voici
quelques uns des avantages reliées à l'utilisation d'une base de
données relationnelle. Chaque entreprise peut tirer de nombreux
bénéfices de la gestion de ses données.
* Beaucoup d’informations, moins d’efforts
L’utilisation
d’un logiciel personnalisé de gestion de données Access vous permettra
de gérer efficacement et facilement une grande quantité d’informations.
Celui-ci vous permettra d’accomplir rapidement, et avec beaucoup moins
d’efforts, un grand nombre de tâches auparavant longues et fastidieuses.
* Plus de rapidité, moins d’erreurs
Dans
une base de données, une des tâches des plus laborieuses, est l’entrée
des don-nées. Cette tâche sera grandement facilitée par l’utilisation
des formulaires d’entrée des données. Les formulaires créés
spécifiquement pour votre utilisation augmenteront considérablement
votre vitesse de travail, et ce, tout en diminuant d’autant les
possibilités d’erreurs.
* Plus de facilité pour les recherches
Ce
logiciel vous permettra de trier vos clients et vos fournisseurs, et
sur demande, effectuer des recherches des plus poussées. Si vous désirez
regrouper vos clients par territoire, par activité ou par territoire et
activité, des commandes spécifiques peuvent être programmées pour
répondre à ces demandes.
* Publipostages grandement facilités
Les
informations compilées dans votre base de données pourront être
facilement combinées à tous les messages, publicités ou avis, rédigés
dans Word, que vous désirez poster ou télécopier à vos clients ou
fournisseurs. Chaque lettre pourra ainsi être personnalisée
automatiquement selon les coordonnées des clients choisis.
* Statistiques de ventes disponibles
Grâce
à des formulaires spécifiques vous pourrez aussi entrer vos montants de
ventes mensuelles ou annuelles et établir des pourcentages et
statistiques de vos ventes qui seront produits sur demande sur vos
états. Des statistiques de ventes pourront ainsi être compilées pour
chaque entreprise ou pour des regroupements par territoire ou type
d’activité, selon vos besoins.
* Convivialité et facilité d’utilisation
D’utilisation
des plus conviviales pour votre personnel. Il n’est pas nécessaire
d’être un expert en informatique, ni même de connaître Access pour
utiliser ce programme. Vous n’avez qu’à suivre les indications sur le
menu.
* Menu adapté
En
ouvrant votre base de données, un menu d’utilisation apparaîtra
automatiquement sur votre écran. Ce menu spécifiquement créé pour votre
entreprise est généralement divisé en deux sections:
* la section gauche contenant tous les formulaires servant à l’entrée des données;
* la section de droite contenant les états permettant de visualiser sur l’écran ou d’imprimer les données;
(D’autres configurations pourraient être adoptées selon vos besoins).
Chaque
formulaire ou état est activé simplement en un clic de souris, sur son
icône située sur le menu. Le retour au menu se fait de manière similaire
en cliquant sur le bouton ‘’Retour au menu’’ situé sur le formulaire.
2. Les niveaux de description d’une base de données
Le niveau externe : la modélisation des différentes visions de la base de données par les utilisateurs
Le niveau conceptuel : décrire la structure globale des données de la base qui intègre les différentes visions externes.
Le niveau interne : la manière dont la base est implantée sur les ordinateurs.
3. Le système de gestion de base de données (SGBD)
Un système de gestion de base de données désigne un groupe de programmes intégrés utilisés pour créer et gérer des informations au sein d'une base de données
Exemple : My SQL, ACCESS, ORACLE
Microsoft Access est un système de gestion de base de données (SGBD)
qui permet de créer et de manipuler des bases de données informatisées.
4. Les étapes de création d’une base de données
* Création des tables
* Création des requêtes
* Création des formulaires
* Création des macros
* Création des états
* …
a. Les tables dans ACCESS
Qu’est-ce qu’une table ?
Une table est un ensemble d'informations homogènes, Elle se présente
sous forme de tableau où chaque colonne correspond à un champ et chaque
ligne à un enregistrement.
La clé primaire : c’est le champ qui permet d’identifier de manière unique un enregistrement.
Access n'accepte pas deux enregistrements différents ayant la même
valeur de clé primaire (doublon), le choix de la clé est donc très
important – il est dicté par le modèle.
Les champs d’une table
Pour définir un champ il faut préciser son nom, son type et ses propriétés.
ü Nom de champ
Les noms des champs doivent être suffisamment clairs pour identifier
les données, il est cependant conseillé de définir des noms brefs,
faciles à mémoriser et à taper (éviter, si possible, le caractère
espace).
ü Type de champ
* Texte : Caractère (<255)
* Numérique : Nombres entiers ou décimaux
* Date / heure : Dates / heures
* Monétaire : Valeurs monétaires
* Compteur : Incrément automatique à chaque nouvel enregistrement
* Ou i/ Non : Valeur booléenne
* Mémo Caractère (<64000)
* Liaison OLE : Objets OLE, graphiques
ü Propriétés des champs (variables selon le type de données) :
* Taille : Limite la taille d'un champ texte ou de valeurs d'un champ numérique.
* Format : Permet d'afficher l'information selon la présentation choisie (majuscule, dates en chiffres ou en lettres,..)
* Masque de saisie : Contrôle intervenant au moment de la saisie, il peut être créé avec l'aide du générateur de masque de saisie.
* Décimales : Nombres de chiffres après la virgule,
* Légende : Texte remplaçant le nom du champ dans les formulaires ou les états.
* Valeur
par défaut : Valeur qui apparaît automatiquement dans le champ à chaque
nouvel enregistrement, cette valeur peut être modifiée lors de la
saisie.
* Valide si : Condition qui doit être satisfaite pour qu'Access accepte la valeur saisie.
* Message si erreur : Message qui s'affiche si la propriété Valide si, n'est pas satisfaite.
* Null interdit : Si la propriété est Oui, la saisie de ce champ est obligatoire.
* Chaîne
vide autorisée « » Si la propriété est Oui, on peut saisir des
guillemets doubles et ainsi faire la différence entre information non
connue et information absente.
* Indexé :
L’utilisation d’un index accélère les opérations de consultation, mais
ralentit celles de mises à jour car il y a création de l’index.
b. Présentation des requêtes
Définition
Les requêtes : elles permettent de visualiser ou d’extraire des
enregistrements répondant à des conditions spécifiques.
Les requêtes offrent à Microsoft Access la possibilité de livrer des
informations à des personnes selon un choix presque illimité de méthodes
à sa disposition. Une requête est un objet de base de données qui vous
permet d'extraire des champs et des enregistrements à partir de tables
selon les critères que vous précisez. Créer une requête équivaut à poser
une question à Access. Vous exécutez la requête, Access fournit la
réponse aussitôt.
L’Intégrité référentielle :
Elle permet de préserver la cohérence des informations. Elle empêche de
supprimer accidentellement des enregistrements dans une table Père
quand il existe des enregistrements correspondants dans la table Fils.
Les types de requêtes
Requête de Sélection, d’Ajout, de Suppression, de Création de table, de Mise à jour et d’Analyse croisée.
c. Présentation des formulaires
On distingue deux types de formulaire :
1. Formulaire dépendant
Un formulaire dépendant permet de saisir, modifier, enregistrer les
informations d’une table de la base de données. Dans une application, on
crée donc autant de formulaires dépendants qu’il y a de tables dans la
base.
2. Formulaire indépendant
Si le formulaire ne sert pas à saisir les données dans une table, il est alors indépendant.
d. Les macros
La macro commande permet d'automatiser certaines tâches d'Access, elle
peut simuler une suite d'actions qui auraient du être faites par
l'utilisateur.
Une macro est composée d'actions, chaque action correspond à une tâche :
lorsque vous exécutez la macro, Access exécute automatiquement les
actions qu'elle contient.
La méthode de création d'une macro est liée à deux facteurs importants :
* L'environnement
de départ de la macro : certaines macros peuvent être exécutées quelle
que soit la fenêtre active, d'autres sont liées à un objet de la base de
données (formulaire, état, …)
* L'événement
qui va déclencher l'exécution de la macro : dans un formulaire, ce peut
être un clic sur un bouton, l'ouverture du formulaire, ou encore la
valeur du contenu d'un contrôle,
e. Les états
Les états : ils sont destinés à l’impression d’informations regroupées et à leur mise en forme.
